2. Ervaringen pilot Beresteinlaan

Opgave Beresteinlaan

Aan de Beresteinlaan in Den Haag Zuidwest in de wijk Bouwlust/Vrederust staat een groot wooncomplex voor senioren uit 1995. Het complex bestaat uit 74 zelfstandige appartementen voor senioren en een woonlocatie van Middin met drie woongroepen voor 27 cliënten met een verstandelijke beperking.

In het complex wonen veel alleenstaande ouderen, die vaak een beperkt sociaal netwerk hebben. Vereenzaming is een groot risico. Enkele actieve bewoners zetten zich in voor de verbetering van de sociale kwaliteit van het complex. ‘Een van onze buurvrouwen loopt iedere dag het rondje: galerij-uitgang-straat en weer terug. Alleen maar om een praatje met iemand te kunnen maken’, merkt een lid van de bewonerscommissie op.

In breder perspectief valt op dat het complex centraal ligt in de wijk, maar gesloten oogt. Het is weinig uitnodigend voor niet-bewoners. De begane grond is afgeschermd van de straatzijde. De tuinen grenzend aan de woongroepen zijn afgesloten met het oog op de privacy van de cliënten. De huidige groep cliënten verhuist echter binnen drie tot vijf jaar naar een rustigere locatie in Kijkduin.

De verhuizing bood een opening om een plan te bedenken dat de relaties tussen bewoners, cliënten van Middin en omwonenden kan versterken. Een concept dat de sociale veerkracht bevordert en de toekomstbestendigheid van het complex verbetert. Toekomstbestendig wil hier zeggen dat zowel het gebouw als het gebruik ervan ruimte biedt voor flexibiliteit, om te variëren in de woonvraag, het welzijns- en zorgprogramma en de ontmoetingsmogelijkheden. De opgave vraagt om een holistische benadering met als uitgangspunt dat de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen.

Betrokkenen en belangen

De pilot aan de Beresteinlaan is interessant voor een co-creatieve aanpak, omdat er veel verschillende betrokkenen zijn met een navenant grote diversiteit aan belangen en perspectieven op de opgave.

Zo willen bewoners meer voor elkaar kunnen betekenen. Zij ervaren eenzaamheid en hebben behoefte aan ontmoetingsruimte en plekken waar activiteiten kunnen worden georganiseerd.

Staedion is op zoek naar flexibele concepten voor woonzorggebouwen. De corporatie wil het complex toekomstbestendig maken en voorsorteren op uitgebreidere ‘thuis-arrangementen’ over de zorgschotten heen (WMO, Zvw en de WLZ), voor zowel de lichte tot zwaardere zorgvraag.

Zorgaanbieder Middin streeft naar vernieuwing in de manier waarop cliënten in de samenleving staan. Meer contact met de omgeving en betekenisvolle uitwisseling met andere bewoners binnen en buiten het gebouw. Cliënten willen graag hun steentje bijdragen in hun directe omgeving. De huidige inrichting van het complex en de omgeving draagt hier niet aan bij.

De gemeente Den Haag ziet de Woonzorgchallenge als kans voor een betere verankering van het complex in de wijk. De stad wil inzetten op meerwaarde voor ontmoeting, zowel voor de gebruikers van het pand als in relatie tot andere wijkvoorzieningen. De gemeente heeft de ambitie om ook de openbare ruimte op een nieuwe manier aan te laten sluiten op het toekomstige programma van het gebouw.

Terug naar oorspronkelijk ontwerp

Interessant is dat de holistische benadering, die de uitschrijvers van de Woonzorgchallenge nastreven, terug te zien is in de uitgangspunten van het oorspronkelijke ontwerp uit de jaren '90. Toen was het belangrijkste uitgangspunt het bieden van kansen voor ontmoeting tussen de verschillende bewonersgroepen. Dit is zichtbaar in het ontwerp van de ontmoetingsruimten, de gemeenschappelijke tuin en de afscheidingen tussen het privé- en het openbare domein (zie ook de toelichting bij de afbeeldingen hieronder).

Het bieden van kansen voor ontmoeting is echter in de loop van de tijd onder druk komen te staan, mede door de huisvesting van personen met een zware zorgvraag die gebaat waren bij meer privacy. Het gebruik van de plint en de afscheiding tussen het privé en het openbare domein is hierdoor veranderd.

Selectie en keuze ontwerpteams  

Om tot twee aan elkaar gewaagde multidisciplinaire ontwerpteams te komen, die tegelijk een onderscheidende aanpak hebben, is er in twee stappen geselecteerd. Stap 1 was een open aanmelding. Na publicatie van de uitvraag hebben zich dertien ontwerpteams aangemeld. Hieruit zijn vijf teams geselecteerd op basis van hun inzending. Voor de selectie van de vijf teams werden de volgende selectiecriteria gebruikt:

• Ten minste een architect, een stedenbouwkundige en een professional uit het sociaal/zorgdomein.
• Sterk inhoudelijke en ruimtelijke creatieve aanpak met kennis van zorgprogramma’s, waaronder gehandicapten- en ouderenzorg.
• Thuis in huisvestingsvraagstukken m.b.t. exploitatie en businesscases. 
• Ervaring met werken co-creatie en zeer goede communicatievaardigheden.

Interessant was hoe de teams de rol van de zorgprofessional hadden ingevuld. Deze varieerde van mensen met ervaring in de uitvoeringskant tot mensen uit bestuurlijke hoek of juist zorgadviseurs.

Vervolgens zijn deze teams in stap 2 uitgenodigd voor een locatiebezoek. Zij gaven daarna een pitch over hun visie en aanpak. Hieruit werden twee ontwerpteams geselecteerd voor de co-creatiefase.

Alle vijf teams die uitgenodigd werden voor het locatiebezoek, beschikten over eerdere ervaring met zorgvastgoed en -arrangementen. Zij droegen elk een aansprekende en innovatieve visie uit.

De twee geselecteerde teams wekten het meeste vertrouwen in hun aanpak van de co-creatie en communicatie met bewoners en andere stakeholders.

Het co-creatieproces

Na de selectie van de twee ontwerpteams begon het co-creatieproces. De stap waarin de teams met de bewoners én met de uitschrijvende partners werken aan kansrijke transformatieconcepten voor het gebouw en zijn directe omgeving. Een intensief proces waarbij de teams volop in gesprek gingen met de bewoners en organisaties uit de wijk. De teams haalden vragen en wensen op en legden hun eerste ideeën voor aan dit gezelschap. Tevens werden verschillende consultmomenten met adviseurs van de woningcorporatie, zorgaanbieder en gemeente georganiseerd om dieper in te gaan op zaken als exploitatieberekeningen, of specifieke wensen en noden van de zorgbehoevende doelgroep.

Om het co-creatie proces structuur te geven is het verdeeld in drie rondes: I) analyse, II) kansrijke concepten en III) proof of concept.

Tussen de eerste twee rondes zijn dialoogsessies georganiseerd. Op de derde en laatste bijeenkomst werd het eindresultaat gepresenteerd. Aansluitend viel het besluit welk team geselecteerd zou worden voor het vervolg.

Dialoogsessies

Voor de dialoogsessies werden alle betrokken partijen uitgenodigd om nieuwe inzichten te bespreken en feedback te geven aan de ontwerpteams. Denk aan vragen als: wat kwam er uit de analyse, schetst dit het juiste beeld of mist er nog iets, welke oplossingsrichtingen zijn het meest kansrijk en wat zou er nog beter uit de verf moeten komen?

De dialoogsessies konden dankzij de gastvrijheid van het Leger des Heils plaatsvinden op korte afstand van de Beresteinlaan. De kerkzaal van het Leger des Heils was groot genoeg voor zowel plenaire presentaties als voor het werken in afzonderlijke groepen.

Het programma van de dialoogsessies bestond telkens uit een plenair deel en een deel waarin de ontwerpteams zelf hun interactie met de aanwezigen konden invullen. Dit kon in de vorm van themagesprekken, een interactief spel of verzamelen van feedback op posters aan de wand.

Door de informele sfeer ontstonden snel uiteenlopende gesprekken. Grotendeels over het onderwerp, maar als bijvangst ook over alledaagse zaken die bewoners bezighielden - van ergernissen over het gebouwbeheer tot ideeën voor activiteiten met de zorgbehoevende bewoners. Iedereen kon er wat halen en brengen en dat maakte de dialoogsessie voor iedereen waardevol.

De gespreksmethodes maakten veel los bij bewoners. Zo kwamen er regelmatig herinneringen boven waarin er al regelmatig activiteiten georganiseerd werden door zowel de bewoners van de appartementen met de zorgbehoevende bewoners. Uit de verhalen bleek dat dit veel bijdroeg aan het woongenot in het gebouw.

Ervaring bewoners

Er kwamen heel verschillende bewoners op de bijeenkomsten, ook mensen die ik nog niet eerder had gezien. Het was moeilijk voor iedereen om te begrijpen wat er werd gezegd, maar wat ik wel merkte was dat er veel meer contact tussen bewoners is ontstaan. Ook kunnen we nu al veel beter afspraken maken met onze buren van Middin en dat zie ik als grote winst. (Nico)

Kaders samen concreet maken

Naast dialoogsessies zijn er verschillende consultmomenten georganiseerd. De uitschrijvende partners kozen hier zelf de te bespreken onderwerpen. Het doel van deze bijeenkomsten was om met de ontwerpteams de meegegeven kaders verder uit te diepen. Met de gemeente kon het gaan over de aansluiting op de toekomstige herinrichting van de Beresteinlaan, met Staedion over de kaders van de businesscase en met Middin over de wensen en grenzen voor nieuwe vormen van groepswonen voor hun zorgdoelgroep.

Telkens zorgden de partners dat de juiste adviseurs aan tafel zaten, of werd aanvullende informatie voor de ontwerpteams nagevraagd of opgezocht. Door samen vanuit de inhoud te zoeken naar kansen en obstakels konden de kaders ook tijdens het ontwerpproces verscherpt of heroverwogen worden. Deze aanpak maakte het mogelijk om vooraf de kaders opener te formuleren ten einde meer ruimte te bieden voor creativiteit en nieuwe invalshoeken.

Om binnen de organisaties verschillende afdelingen aan te laten haken op het proces zijn er nog enkele brede interne sessies gehouden. Een deel van de deelnemers hieraan woonde vervolgens ook de dialoogsessies bij.

Contact met bewoners

Goede communicatie is essentieel gedurende het hele proces, zowel tussen alle betrokkenen onderling als naar buiten. Bewoners ontvingen telkens een uitnodiging per brief van Staedion en kregen daarna nog een uitnodigingskaart persoonlijk door het wijkteam van Staedion overhandigd. Dat gaf bewoners direct de kans om vragen te stellen en zaken te bespreken met het wijkteam. De bewonerscommissie hielp mee om bewoners aan te sporen om mee te doen.

Contact tussen ontwerpteams en bewoners werd op verzoek centraal gecoördineerd. De ontwerpteams bundelden hun verzoeken zoveel mogelijk. Zij brachten enkele bezoeken aan het gebouw en kwamen bij bewoners op de koffie.

Uitkomsten

Op de slotbijeenkomst van de Woonzorgchallenge werden twee overtuigende voorstellen gepresenteerd. Beide plannen omvatten naast fysieke ingrepen, ook ideeën voor andere zorgconcepten en vormen van beheer van het gebouw. De resultaten laten zien dat relatief kleinschalige ingrepen een grotere impact maken als deze in samenhang worden ontwikkeld met het zorg- en beheerconcept voor de locatie.

Selectie

De voorstellen van Icarenext en team Over & Weer waren aan elkaar gewaagd. Beide teams lieten zien goed geluisterd te hebben naar de verschillende stemmen in het proces. De selectiecommissie koos uiteindelijk voor het voorstel met de sterkste methodische aanpak en gunde de vervolgopdracht aan team Over & Weer. De aanpak van Over & Weer biedt een heldere visie en tegelijkertijd veel flexibiliteit om in het vervolgtraject het programma en de businesscase verder uit te werken met alle betrokken partijen.

Belangrijkste lessen uit de pilot

De pilot is uitgevoerd als verkennend onderzoek naar hoe een Woonzorgchallenge kan verlopen. Alle onderdelen, van de projectorganisatie tot de co-creatieaanpak en van de voorselectieopzet tot de uiteindelijke beoordelingscriteria, zijn al werkende uitgedacht door het projectteam. De aanpak van de pilot laat goed zien dat een Woonzorgchallenge vraagt om maatwerk voor een specifieke opgave en coalitie van partners. Tegelijkertijd heeft de pilot waardevolle ervaringen en lessen opgeleverd, die ook toe te passen zijn op een Woonzorgchallenge elders.

Laten we er hier een aantal uitlichten per fase:

• Coalitievorming
  • Het is belangrijk dat partners vooraf duidelijke afspraken maken, investeren in een goede samenwerking en deze afspraken vastleggen in een intentieovereenkomst. Denk aan:
    • Het definiëren van de scope van de challenge;
    • Een demarcatie van de rollen en verantwoordelijkheden per partij;
    • Een verdeling van de inzet en financiële bijdragen op hoofdlijnen;
    • Het vastleggen van de deelname per partij, inclusief externe stakeholders, in een governance-structuur. Denk aan stuurgroep, projectteam, etc.;
    • Het inschatten van het participatieniveau van elke partij;
    • Het afstemmen van interne besluitvormingsprocessen, met name belangrijke go/no go momenten per partij.
  • Bewoners waarderen het wanneer zij vanaf het begin in de opzet worden betrokken en goed op de hoogte zijn van hetgeen er gebeurt in hun wooncomplex.
  • De kaders in de uitvraag dienen voldoende richting te geven en tegelijkertijd ruimte te bieden aan creativiteit en dialoog met alle betrokkenen.
  • Bij de uitvoering van de challenge dienen medewerkers betrokken te zijn uit alle domeinen (sociaal en fysiek) en van alle niveaus (strategisch, tactisch en operationeel).
• Locatiekeuze
  • De locatiekeuze voor de Beresteinlaan is in hoge mate bepalend geweest voor de samenwerking, voor de co-creatie met bewoners en voor het formuleren van de opdracht. Met andere woorden, de locatiekeuze is leidend bij het organiseren van de Woonzorgchallenge.
• Selectieprocedure
  • Zet in op multidisciplinaire teams
    • De samenstelling biedt onbetwistbaar meerwaarde in het zoeken naar integrale oplossingen en leden spreken de taal van verschillende partijen.
  • Beperk het aantal ontwerpteams tot maximaal twee
    • Co-creatie is een intensief proces waarbij de coördinatie exponentieel toeneemt met het aantal ontwerpteams.
• Co-creatieproces
  • Zie het ontwerpproces als een dialoog tussen de ontwerpteams en alle betrokkenen. Neem daarom de gebruikelijke ontwerpstappen als ritme voor de dialoogsessies.
  • Benut interne expertise van de partnerorganisaties zoveel mogelijk door collega's als adviseur aan te laten haken. Het voordeel is tweeledig: de plannen sluiten beter aan bij de processen binnen de organisaties en de wensen van bewoners. Omgekeerd zijn de verschillende domeinen binnen de organisaties hierdoor eerder betrokken waarmee eventuele obstakels eerder geslecht kunnen worden.
• Vervolg
  • Het samen doorlopen van de challenge verdiept de samenwerking en biedt een goede basis voor de gezamenlijke uitvoering van het uitgekozen concept.
  • Met de uitkomsten van de Pilot Beresteinlaan kon niet direct een startbesluit geschreven worden. Het vervolg bestaat daarom uit een verdere uitwerking en haalbaarheidsstudie door het geselecteerde ontwerpteam.

Is de pilot te herhalen?

De belangrijkste ervaring uit de pilot is de unieke samenwerking die is ontstaan. De uitschrijvende partners vinden elkaar veel sneller dan bij een reguliere aanpak. Dit zien alle betrokkenen als winst.

Ook de vroegtijdige en inhoudelijke betrokkenheid van bewoners is winst. Er is enthousiasme en vertrouwen gegroeid in een situatie waar aanvankelijk ook veel onvrede heerste. Dit komt mede door de betrokkenheid van medewerkers die direct contact met bewoners hebben, zoals de gebiedsregisseur en de bewonersconsulent. Bewoners konden met allerlei problemen bij hen terecht, waardoor zij zich meer serieus genomen voelden.

Het betrekken van alle perspectieven bij een creatief proces biedt nieuwe oplossingsrichtingen die vastzittende sentimenten in beweging kunnen krijgen. De pilot laat daarmee de meerwaarde zien van de Woonzorgchallenge voor dergelijke complexe opgaven.

Duidelijk wordt ook dat een Woonzorgchallenge maatwerk is die bepaald wordt door de specifieke opgave van een locatie. De Woonzorgchallenge is dus geen kant-en-klare aanpak waarmee je kan starten zonder locatie. De aard van het proces, de samenstelling van de ontwerpteams, de selectiecriteria, de opzet van de bijeenkomsten en de betrokkenheid van bewoners zijn allemaal afhankelijk van wat er speelt op een concrete locatie.

Het volgende onderdeel biedt handvatten om een eigen Woonzorgchallenge op te zetten. In de vorm van een gids wordt zoveel mogelijk inzicht gegeven in hoe de onderdelen van een Woonzorgchallenge kunnen worden uitgevoerd en hoe dit kan variëren per situatie.