3. De aanpak in vijf stappen

In dit hoofdstuk zetten we de toepassing van het instrument uiteen aan de hand van de vijf stappen van het proces:

1. De coalitievorming: het moment waarop locatie, partners en ambities bij elkaar komen.
2. De uitvraag: het schrijven van de opdracht voor werving van de multidisciplinaire ontwerpteams.
3. De (voor)selectie: de selectieprocedure van de geschikte ontwerpteams voor de challenge.
4. De co-creatie: het interactieve proces waarin de ontwerpteams tot kansrijke concepten komen.
5. Vervolg en borging: hoe het resultaat wordt omgezet naar vervolgopdracht en gerealiseerd.

Per stap worden de belangrijkste onderdelen voor een goede toepassing uitgelegd en voorzien van ervaringen uit de pilot. Afhankelijk van de situatie kunnen de stappen naar eigen inzicht worden ingevuld. Zo zijn er verschillende varianten van de Woonzorgchallenge mogelijk, zie ook het schema onderaan deze pagina.

Stap 1: Coalitievorming

Locatiekeuze

Een succesvolle Woonzorgchallenge begint met een geschikte locatie. De locatie is bepalend voor de samenwerking, de opgave en de vorm van het proces. Het uitgangspunt van de Woonzorgchallenge is maatwerk. Er zijn geen standaardlocaties voor een Woonzorgchallenge. Geschikte locaties kunnen erg uiteenlopen, van bijvoorbeeld grote voormalige verzorgingshuizen tot kleinschalige vormen van seniorenhuisvesting.

Deze gids biedt praktische handvatten voor het uitvoeren van een Woonzorgchallenge voor een bestaand gebouw. Dat sluit niet uit dat deze procesaanpak ook getest kan worden in een nieuwbouwsituatie.

Hieronder staan de belangrijkste afwegingen bij het bepalen of een locatie geschikt is:

Bestaande situatie

• Het betreft een al bestaand gebouw in bewoonde staat.
• De huidige bewoners willen actief betrokken worden en/of hebben hierover reeds wensen geuit naar de beheerder/eigenaar.

• De technische staat van het gebouw laat renovatie/ transformatie toe.
• Het is een pre wanneer de locatie om andere redenen moet worden aangepakt, bijvoorbeeld op korte termijn moet worden verduurzaamd.

Combinatie wonen en zorg

• Er is een zorgaanbieder actief in de buurt. Dit kan ouderenzorg zijn, maar ook bijvoorbeeld gehandicaptenzorg of geestelijke gezondheidszorg.
• De locatie betreft huisvesting van kwetsbare doelgroepen eventueel in combinatie met andere doelgroepen.
• De partijen die betrokken zijn bij de locatie staan open voor samenwerking en zijn bereid om mee te werken aan het co-creatieproces en de transformatie van het woongebouw.

Stedelijke inbedding

• De sociaalmaatschappelijk context biedt aanleiding om het gebouw een bredere betekenis te geven in z'n omgeving. Er zijn buurtorganisaties zoals een welzijnsaanbieder actief.
• Positieve gemeentelijke visie: De locatie moet in lijn zijn met de langetermijnvisies van de gemeente ten aanzien van gebiedsontwikkeling, zorg en welzijn.
• Toegankelijke en bereikbare locatie voor oudere of zorgbehoevende doelgroepen. Denk aan openbaar vervoer en voorzieningen voor minder mobiele bewoners.

Financiële haalbaarheid

• Financiële en juridische haalbaarheid: De uitschrijvende organisaties hebben voldoende (financiële) middelen om de challenge en de uitvoering van de plannen mogelijk te maken. Dit moet ook juridisch gezien haalbaar zijn.

Voordat het opstellen van een uitvraag kan starten, moeten partners elkaar vinden in de concrete opgave. Het is belangrijk dat er een sterke coalitie wordt gevormd, waarin ambities worden uitgesproken en onderling vertrouwen kan groeien. Neem voor deze coalitievorming voldoende tijd. Hier leg je het fundament voor een goede samenwerking. Houd er rekening mee dat met het smeden van deze banden ten minste een half jaar tot een jaar is gemoeid. Partijen hebben tijd nodig om het idee op zich te laten inwerken, zij zullen het juiste moment afwachten. Uiteindelijk gaan op de bestuurlijke niveaus ‘de lichten op groen’, waarna de inhoudelijke voorbereiding van de Woonzorgchallenge kan beginnen.

De coalitievorming zal iedere keer anders verlopen. Hieronder geven we enkele belangrijke aandachtspunten mee.

Samenwerking organiseren

Een Woonzorgchallenge wordt altijd uitgeschreven door twee of meerdere partners: een woningcorporatie, ontwikkelaar, een gemeente en – indien deze in beeld is - een zorgorganisatie. Zij bepalen samen hoe de Woonzorgchallenge er voor een specifieke locatie uit gaat zien. Ga niet uit van een vrijblijvende samenwerking, maar maak duidelijke afspraken over de verdeling van verantwoordelijkheden, personele inzet en financiële bijdragen en leg deze vast in een intentieovereenkomst. Zorg daarbij dat de inzet van expertise binnen de organisaties niet wordt vergeten. Het is belangrijk dat medewerkers met relevante kennis en medewerkers die verantwoordelijkheid zijn voor de uitvoering na de challenge, op tijd geïnformeerd worden opdat zij tijdens de Woonzorgchallenge de juiste expertise kunnen inbrengen.

Stel daarbij de vraag hoe een projectteam kan worden samengesteld en welke governance-structuur er nodig is om te zorgen dat de samenwerking gedurende de hele challenge en ook daarna goed blijft. Denk aan stuurgroepen of expertpanels. Advies is om een onafhankelijke projectleider aan te stellen die vrij tussen de partijen kan opereren.

Ruimte voor experiment

De Woonzorgchallenge is een innovatief proces dat zich per definitie buiten de gangbare paden of vastgelegde procedures afspeelt. Alle betrokken organisaties zijn zich hiervan bewust en zorgen dat er genoeg ruimte is voor medewerkers om vanuit hun expertise zaken anders aan te pakken. Bestuurlijke dekking vanaf het hoogste niveau is hierbij onmisbaar. Niet voor niets speelt de Woonzorgchallenge zich af voor de formalisering van een project.

Tijdslijn en mijlpalen

Zet snel een stip op de horizon en bepaal aan de hand daarvan de relevante mijlpalen:

• De aankondiging van de Woonzorgchallenge;
• De publicatie van de uitvraag;
• De selectie van de ontwerpteams; 
• Het resultaat van de Woonzorgchallenge.

Zorg dat deze mijlpalen en communicatiemomenten van tevoren goed zijn afgestemd.

Communicatie

De Woonzorgchallenge draait om openheid en transparantie, maar wees tijdens de coalitievorming voorzichtig in het contact met bewoners. Zeg niet te snel iets toe. De kans is immers groot dat er – in de beleving van bewoners – nog veel tijd overheen gaat voordat de challenge daadwerkelijk start.

Stap 2: Uitvraag

Het doel van het uitvraagdocument is om de meest geschikte multidisciplinaire teams te werven met de juiste verwachtingen en onder de juiste voorwaarden. Je zou de uitvraag daarom kunnen beschouwen als het belangrijkste document van de Woonzorgchallenge. Het is ook direct zaak voor de uitschrijvende organisaties om opgave, uitgangspunten en selectiecriteria helder en scherp te formuleren.

Het opstellen van het uitvraagdocument vraagt om zorgvuldigheid. Het vormt de basis voor de samenwerking met de geselecteerde teams. Bovendien wordt het een openbaar document en wekt het verwachtingen bij bewoners en anderen.

Beschrijf de opgave zo wervend mogelijk om de interesse te wekken van ontwerpers en zorgprofessionals . Het is wel van belang dat de tekst de juiste ontwerpers en zorgprofessionals aanspreekt: degenen die echt het verschil kunnen maken. Zorg dus voor een mooie balans tussen uitnodigende en uitsluitende beschrijvingen.

De inhoudsopgave van het uitvraagdocument zou er als volgt uit kunnen zien:

• Introductie: een samenvatting van de opgave en beschrijving van de uitdagingen voor de multidisciplinaire teams.
• Toelichting uitschrijvende partners: wie zijn de uitschrijvende partners en vooral wat is hun motivatie om de Woonzorgchallenge uit te schrijven?
• Opgave: feitelijke beschrijving van de locatie en context, een uitgebreidere beschrijving van de opgave en aandachtspunten.
• Selectieprocedure: hoe verloopt de voorselectie en selectie, wie selecteert en op welk manier?
• Co-creatieproces: verwachtingen ten aanzien van hoe de ontwerpteams te werk gaan na selectie, in co-creatie met de partners, bewoners en buurtorganisaties. Maak dit concreet met een schema van de procesopzet en benoem duidelijk de contactmomenten.
• Voorwaarden: beschrijving van de voorwaarden waaraan team, aanmelding en eindresultaat moeten voldoen.
• Vervolg: verwachtingen ten aanzien van het resultaat van de challenge en wat daarmee gebeurt.

Bekijk hier het uitvraagdocument voor de Woonzorgchallenge. 

Stap 3: Voorselectie

De voorselectie draait om het selecteren van de meest geschikte multidisciplinaire teams voor een Woonzorgchallenge. Dit onderdeel verloopt gestroomlijnd en procedureel om snel uit een grote groep aanmeldingen één of twee ontwerpteams te filteren, die bij de uitschrijvende partners voldoende vertrouwen wekken voor de volgende stappen.

Stel daarbij de vraag wat er nodig is om dit vertrouwen te krijgen. Hoe kan je goed inschatten welke teams beschikken over de juist kwaliteiten, samenstelling, motivatie en houding om zich staande te houden in het co-creatieproces?

Overweeg een getrapt voorselectieproces. Met als eerste stap een aanmelding van de teams, waarbij zij zich beknopt schriftelijk voorstellen aan de hand van een CV en referentieprojecten. De volgende stap kan een selectie zijn van een beperkt aantal teams die zich presenteren aan de selectiecommissie en hun visie geven op de opgave.

Stap 4: Co-creatie

Tijdens de co-creatie moet het gebeuren. De multidisciplinaire teams zijn geselecteerd en kunnen aan de slag. Belangrijke vraag op dit moment is: Hoe komt de juiste informatie uit de organisaties bij de ontwerpteams terecht? En de centrale vraag: hoe komen de ontwerpteams tot de meest kansrijke concepten in samenwerking met de partners, bewoners en eventuele wijkorganisaties?

Co-creatie als dialoog

Voor goede co-creatie is het van belang dat er op de juiste momenten in het ontwerpproces interactie mogelijk is tussen ontwerpteam en deelnemers. Tijdens deze contactmomenten worden de ontwerpers gevoed met relevante informatie en omgekeerd worden de deelnemers geprikkeld, zo ontstaan er nieuwe inzichten. Co-creatie is een dialoog tussen ontwerpteam en deelnemers én het is een gesprek tussen deelnemers onderling; de woningcorporatie of ontwikkelaar hoort hoe bewoners hun woning ervaren en de bewoners krijgen mee hoe de zorgorganisatie bijvoorbeeld ruimte wil bieden voor ontmoeting.

Procesopzet

Om de dialoog in goed banen te leiden is een heldere procesopzet belangrijk; een duidelijk raamwerk dat de ontwerpteams genoeg vrijheid gunt om hun eigen aanpak in te zetten, maar dat tegelijkertijd houvast biedt voor het organiseren van de belangrijke dialoogsessies.

De procesopzet verdeelt het ontwerpproces in rondes en onderscheidt de belangrijkste contactmomenten waarop alle betrokken input kunnen leveren.

Tussen de centrale dialoogsessies door kunnen nog allerlei extra contactmoment worden georganiseerd bijvoorbeeld met alleen bewoners of met adviseurs vanuit de partnerorganisaties.

Aandachtspunten:

• Zorg dat alle teams een gelijke informatiepositie hebben. Ook als er uit een-op-een contact een informatievraag komt, moet die gedeeld worden met de andere teams.
• Zorg dat het aantal dialoogsessies werkbaar is voor de deelnemers en dat de locaties van de bijeenkomsten goed bereikbaar zijn voor de (oudere) bewoners. Het is verstandig om een vertegenwoordiging van de bewoners al vroegtijdig te betrekken bij het uitdenken van het proces.
• Vermijd dat ontwerpteams op eigen houtje contact organiseren met bewoners. Coördineer de contacten om te voorkomen dat bewoners overvraagd worden.

Dialoogsessies

De dialoogsessies zijn belangrijke onderdelen van het co-creatieproces. Op deze bijeenkomsten worden perspectieven uitgewisseld en kunnen nieuwe inzichten ontstaan door de ontwerpstappen die de ontwerpteams maken. De kracht van de dialoogsessies ligt in de uitwisseling tussen de ontwerpteams en de deelnemers én tussen de deelnemers onderling. Dit gaat niet vanzelf, het vraagt om goede voorbereiding en heldere opzet. Als het lukt, ontstaat er een creatieve saamhorigheid; het gevoel dat je elkaar beter begrijpt en het vertrouwen dat je samen tot nieuwe oplossingen komt.

Van groot belang is het vinden van de juiste balans tussen zenden en ontvangen. Het publiek is divers en bovendien is er niet één partij die iets te vertellen heeft, maar zijn er vele. Een dialoogsessie bestaat daarom uit meerdere gespreksvormen: plenair, in kleinere groepen of zelfs een-op-een.

Diverse groep en perspectieven

Bij voorkeur zijn alle betrokkenen aanwezig bij de dialoogsessies – bewoners en zeker ook de relevante personen van de uitschrijvende partijen en afdelingen binnen organisaties. Vaak zijn er veel bewoners op de sessies, deze groep is immers heterogener en groter dan de groep betrokken professionals. Als ‘stelregel’ gaat diversiteit boven aantal: liever zes bewoners met elk een andere kijk op de opgave dan twaalf bewoners uit hetzelfde clubje.

Ruimte voor ontwerpteams

Stel het programma op samen met de ontwerpteams en laat een deel vrij voor werkvormen die de ontwerpteams zelf hanteren. Op deze manier geef je de teams de ruimte voor een eigen aanpak die onderscheidend kan zijn in het contact met de deelnemers.

Juiste condities

Belangrijk is dat de bijeenkomsten onder de juiste condities plaatsvinden. Denk aan:

• Een ruimte die groot genoeg is voor theateropstelling en om in groepen te overleggen.,
• De akoestiek moet in orde zijn, zeker als er veel oudere deelnemers zijn. Dus wel geluidsversterking maar geen geluidshinder.
• Kies een zaal zo dicht mogelijk bij de locatie en in alle opzichten laagdrempelig.
• Zorg voor een leesbare projectie van slides en voor ruimte aan de muren om posters op te hangen.

Verslaglegging

De verslaglegging is belangrijk om de loop van het proces terug te kunnen lezen. Spreek daarom van tevoren af wie de verslaglegging verzorgt en hoe er teruggekoppeld wordt aan de deelnemers.

Gespreksleider

Steun en toeverlaat is een geschikte gespreksleider die de bijeenkomsten in goede banen leidt en zorgt dat iedereen zicht gehoord voelt. Kies bij voorkeur een vaste gespreksleider, dat is goed voor de continuïteit. Deze rol kan prima gecombineerd worden met de procesbegeleider in het projectteam.

Communicatie

Bij een co-creatieproces komt veel communicatie kijken. Er zijn veel verschillende betrokkenen die op verschillende manieren aangesproken wensen te worden. Medewerkers van professionele organisaties zullen zich op een andere manier gemotiveerd voelen om aan te sluiten dan de bewoners van het betreffende complex. Het is belangrijk dat alle betrokkenen goed weten wat er gebeurt en waarom, en welke rol ze daarin kunnen spelen.

Wees je er van bewust dat van de hele groep bewoners slechts tien tot twintig procent daadwerkelijk deelneemt aan de gesprekken. Maar ook degenen die er niet bij zijn, willen graag weten wat er met hun woning gebeurt. Goede communicatie bereikt ook hen.

Hierbij enkele belangrijke aandachtspunten:

• Maak vooraf een communicatieplan waarin duidelijk staat met welke regelmaat bewoners uitnodigingen, terugkoppelingen of andere communicatie-uitingen kunnen verwachten en wie hiervoor verantwoordelijk is.
• Houd rekening met het laagste leesniveau, dan begrijpt iedereen het. Dat betekent teksten zonder jargon in B1 Nederlands en met goede visualisaties. Voor mensen die de Nederlandse taal niet beheersen is maatwerk nodig. Wellicht dat een bewoner als tolk kan fungeren.
• Woningcorporaties hebben meestal uitstekende communicatieadviseurs en gebiedsregisseurs in dienst die gewend zijn om begrijpelijk te communiceren met bewoners. Maak gebruik van hen.
• Zet populaire lokale kanalen in om de wijk te betrekken zoals een 'Likejewijk'-faceboekgroep, buurtwhatsappgroep, of het lokale krantje.
• Tot slot heeft een Woonzorgchallenge ook publicitaire doelstellingen die vragen om brede communicatie, zoals het bekendmaken van de uitvraag onder architecten en zorgprofessionals. Stem deze communicatie goed af met alle uitschrijvende partners.

Stap 5: Vervolg en borging van het resultaat

De Woonzorgchallenge is een uitzondering op het gangbare proces van herontwikkeling. Deze uitzonderingspositie biedt experimenteerruimte en maakt andere samenwerkingen mogelijk. Maar om van concept tot realisatie te komen moet het proces van de Woonzorgchallenge op de een of andere manier aansluiting vinden bij de reguliere procedures binnen de ontwikkelende organisatie.

Als het goed is, bieden de resultaten van de Woonzorgchallenge een integraal concept voor de opgave waarin zowel ruimtelijke, sociale en organisatorische aspecten samenkomen. Het uitwerkingsniveau zal echter nog niet het niveau zijn van een schetsontwerp. Zie de uitkomsten daarom als verbrede vorm van opgavedefinitie, die reeds op veel draagkracht kan rekenen van de verschillende betrokkenen.

De kunst is dan ook om deze waardevolle opbrengst uit het proces te verzilveren in de volgende ontwikkelstappen. Continuïteit in de samenwerking tussen de partners onder begeleiding van het winnende ontwerpteam is daarin het allerbelangrijkst.

Daarom is het van belang vroegtijdig na te denken over een vervolgopdracht waarin de brug wordt geslagen van de Woonzorgchallenge naar een meer reguliere ontwikkelopgave. Het winnende ontwerpteam vervult hierin de volgende rol:

• Het team bewaakt de kernwaarde en kwaliteiten van het concept;
• Het team brengt een en co-creatieve aanpak met zich mee die de integrale samenwerking bevordert;
• Het team kan creatief meedenken in noodzakelijke aanpassingen van de opgave door bijvoorbeeld aanscherping van de businesscase;
• Het team is bekend bij de bewoners en eventuele wijkpartners en kan zodoende hun betrokkenheid levend houden.